مزایا و معایب نمودار گانت

می‌دانید که نمودار گانت یک نمودار میله‌ای افقی است که در یک نگاه، وظایفی را که تیم شما باید روی آن‌ها کار کند، مدت زمان انجام آن‌ها توسط تیم، وابستگی‌ها و زمان شروع و پایان فعالیت‌ها را به شما نشان می‌دهد.. با این حال، آنچه ممکن است ندانید این است که نمودار گانت ممکن است ابزار مناسبی در هر موقعیتی نباشد.

چرا برو گانت؟

شما ممکن است یک پروژه با اندازه معقول در سازمان خود داشته باشید. فعالیت پروژه ممکن است در طی چندین ماه اتفاق بیفتد و وظایف متعددی داشته باشد. به طور معمول، برخی از وظایف به دیگری وابسته هستند. یعنی برخی از کارها نمی توانند شروع شوند تا کارهای دیگر تمام شود. شما می توانید این را با کلمات بنویسید، اما گاهی اوقات درک معنای سندی که پروژه ای مانند این را تنظیم می کند دشوار است. نمودار یک روش تصویری ساده برای مدیریت پروژه در اختیار شما قرار می دهد.

نمودار گانت که در تمام صنایع و شرکت های بزرگ و کوچک استفاده می شود، در اصل ساده است:

• نام وظایف: در سمت چپ نمودار گانت نوشته شده است

• نوارهای فعالیت: نشان دهنده مدت زمان وظایف هستند

• مقیاس زمانی: بالاترین قسمت نمودار گانت نشان دهنده نقاط زمانی است که مربوط به زمان انجام وظایف است.

همانطور که می توانید تصور کنید - و ممکن است در عمل تجربه کرده باشید - این نمودارها می توانند بسیار پیچیده و پیچیده شوند. برای کسب و کارهای کوچک، شما می خواهید از این امر اجتناب کنید. هدف از داشتن نمودار تلاش برای شفاف‌تر و ساده‌تر کردن همه چیز برای افرادی است که در پروژه مشارکت دارند. پیچیدگی بیش از حد باعث اضافه بار اطلاعات می شود و افراد احساس غرق شدن می کنند.

درست مانند هر ابزار دیگری، نمودار گانت نقاط قوت و محدودیت های خود را دارد. بیایید در مورد هر دو روی سکه صحبت کنیم تا بتوانید تشخیص دهید که آیا استفاده از آن برای شما مناسب است یا خیر.

در حال حاضر احساس غرق شدن می کنید؟برنامه های بسیار خوبی وجود دارد که می توانند پیچیدگی بالقوه را رام کنند. مقاله نرم افزار برتر 5 بعد از ظهر ما با نمودارهای پویا گانت را بررسی کنید.

مزایای استفاده از نمودار گانت

اطلاعات پیچیده در یک نگاه

هنگامی که تمام وظایف و نوارهای فعالیت خود را به نمودار گانت خود اضافه کردید، فوراً یک نمای چشمگیر از فعالیت های پروژه خود از جمله موارد تحویلی، تاریخ های سررسید و مدت زمانی که هر کدام طول می کشد، دریافت خواهید کرد. قرار دادن این اطلاعات بر روی نمودار گانت ردیابی وابستگی ها و پیدا کردن تضادها را آسان تر می کند. همچنین به شما کمک می‌کند مسیرهای حیاتی، نقاط عطف و پیشرفت خود را ردیابی کنید، که برای تصمیم‌گیری خوب در مواقعی که نیاز دارید پروژه‌های خود را سریع دنبال کنید یا از کار بیاندازید حیاتی است.

پاک کردن طرح بندی وابستگی ها

برای ایجاد یک نمودار گانت ، ابتدا باید تمام فعالیت های پروژه خود را ذکر کنید ، آنها را تخمین بزنید و دنباله ای را که دنبال خواهید کرد ، با توجه به منابع خود بسازید. این یک رشته را اعمال می کند که شما و تیم شما را به دنبال یک گردش کار سازمان یافته سوق می دهد. در حالی که این امر در ابتدا می تواند احساس ناخوشایندی کند ، ساختار به شما در اجرای برنامه های خود به شما در ردیابی ، تراز کردن و ارتباط کارآمدتر کمک می کند.

افزایش دقت برنامه

تخمین نقاط عطف پروژه می تواند مشکل باشد. شما باید وظایفی را که می تواند به طور همزمان انجام شود و کارهایی که می توانند به صورت متوالی انجام شوند ، در نظر بگیرید. برای این کار ، وابستگی ها مهم هستند.

استفاده از نمودار GANTT تضمین می کند که می توانید مسائل و درگیری ها را مشاهده کنید ، اطمینان حاصل کنید که برنامه های شما قابل اطمینان تر است. در صورت عدم تنظیم این تعهدات ، این امر به جلوگیری از تعهدات غیر واقعی مشتری و تردد قابل اجتناب کمک می کند.

دید بالای ذینفعان

هنگامی که می دانید چگونه کار می کنند ، نمودارهای گانت بسیار آسان است. ماهیت ساده آنها باعث می شود آنها برای متخصصان و افراد غیرمجاز به طور یکسان قابل استفاده باشند. مدیران و صاحبان پروژه غالباً برای ارتقاء دید پروژه به تیم ، مدیریت ، جامعه و سایر ذینفعان به نمودارهای گانت تکیه می کنند.

قالب انعطاف پذیر

نمودارهای گانت می تواند سطح بالا یا خاص پروژه باشد.

نمودارهای سطح بالا ابتکارات گسترده ای را کنترل می کنند که می تواند چندین پروژه کوچکتر را تشکیل دهد. فواصل زمانی معمولاً در ماهها یا چهارم است. به عنوان مثال ، دفتر منابع انسانی شما می تواند یک سال گانت را در جایی که وظایف در سمت چپ زمان آماده سازی و روزهای اعدام شرکت های شما در طول سال است ، نگه دارد.

نمودارهای سطح پایین پروژه هایی را کنترل می کنند که ممکن است چندین تیم را درگیر کند. فواصل زمانی می تواند هفته ها ، روزها یا ساعت ها باشد. با استفاده از مثال قبلی ، نمودار سطح پایین می تواند نمودار گانت برای آماده سازی مهمانی هالووین شما باشد. وظایف شامل دکوراسیون ، مکانیک برای مسابقه لباس ، رزرو مکان و غیره

مضرات استفاده از نمودار گانت

می تواند بیش از حد پیچیده رشد کند

این می تواند وسوسه انگیز باشد که دامنه نمودار گانت خود را تا حد ممکن بزرگ کنید و وظایف خود را تا حد امکان گرانول کنید. با این حال ، این می تواند منجر به نمایش گرافیکی کاملاً پیچیده از کار شود که استفاده از آن به همان اندازه که مدیریت آن دشوار است.

به جای ساختن یک نمودار عظیم گانت برای گرفتن کلیت پروژه ، نمودار را در نظر بگیرید که پروژه را در سطح کلان پوشش می دهد ، سپس نمودارهای جداگانه ای را برای عناصر فردی یا تحویل ایجاد کنید. از طرف دیگر ، می توانید نرم افزار خود را برای فیلتر کردن یا به حداقل رساندن عناصر بر اساس مخاطب تنظیم کنید.

محدودیت های اطلاعاتی

نمودار گانت شما می تواند حجم عظیمی از اطلاعات را در خود داشته باشد: وظایف شما، مدت زمان کار، افراد مسئول، مسیر حیاتی، وابستگی ها، و غیره. سطح سختی و غیره

در حالی که می‌تواند در برنامه‌ریزی مفید باشد، مهم است که این محدودیت‌ها را هنگام تعیین تکالیف (بنابراین به طور تصادفی یک کار مهم را به یک نوزاد تازه کار ندهید) یا برای منابع برنامه‌ریزی کنید، توجه داشته باشید.

کار با رهبران تیم آشنا با سطوح شایستگی تیم یا سایر ذینفعان را در نظر بگیرید که می توانند اطلاعاتی را که برای این فعالیت ها از دست می دهید را ارائه دهند.

تنظیم و نگهداری می تواند چالش برانگیز باشد

به دلیل نحوه اتصال وظایف، ممکن است مواقعی وجود داشته باشد که فعالیت‌های جابجایی به شما نیاز دارد که بقیه جدول‌های زمانی وظایف پروژه آینده خود را تنظیم کنید. بدون نرم افزار خوب با اتوماسیون مناسب، دستکاری نمودار گانت می تواند چالش برانگیز باشد. نکته مهم در اینجا انتخاب نرم افزار کاربرپسند و انعطاف پذیر برای توسعه نمودارهای گانت است.

آیا باید از نمودار گانت استفاده کرد؟

نمودار گانت ابزار قدرتمندی برای متخصصان در تمام صنایع است. این به طور موثر فعالیت های پروژه پیچیده را در قالبی قابل هضم تجسم می کند.

به عنوان یک مدیر پروژه، این می تواند به شما کمک کند پروژه های خود را برنامه ریزی کنید، تیم های خود را هماهنگ کنید و سهامداران خود را در مورد پیشرفت و وضعیت پروژه خود به روز نگه دارید. در عین حال، حفظ و تنظیم نمودار گانت می تواند چالش هایی را در اواسط تولید ایجاد کند. بنابراین مهم است که این معایب را نیز در نظر بگیرید و کاهش دهید.

به انتخاب ابزار با طرز فکر یک صنعتگر نزدیک شوید: مزایا و معایب آن را بسنجید، آنها را در مقابل اهداف پروژه خود نگه دارید و از آنجا تصمیم بگیرید.

نرم افزار مدیریت پروژه پیشنهادی

اگر علاقه مند به کسب اطلاعات بیشتر در مورد نرم افزار مدیریت پروژه با رتبه برتر با قابلیت های قدرتمند ایجاد نمودار گانت هستید، ویراستاران در Project-Management. com فعالانه موارد زیر را توصیه می کنند: