درایوهای مشترک راهی عالی برای همکاری تیم ها و مراجعه به همان پرونده ها در Google Drive است. اما این می تواند گیج کننده باشد که سعی کنید بگویید چه کسی می تواند به یک پرونده یا پوشه در یک درایو مشترک دسترسی پیدا کند ، چه مجوزهایی برای آن مورد دارد و اگر می خواهید دسترسی را تغییر دهید چه کاری باید انجام دهید.
در این مقاله ، شما در مورد:
مجوزهای عضو در پرونده ها و پوشه ها
- همه اعضای یک درایو مشترک می توانند تمام پرونده ها و پوشه ها را در درایو مشترک مشاهده کنند.
- بسته به میزان دسترسی آنها ، ممکن است اعضا مجوزهای بیشتری مانند اظهار نظر یا ویرایش دسترسی داشته باشند.
- اعضای دارای دسترسی مدیر (همچنین "مدیران درایو مشترک" نیز نامیده می شوند) و Admins Google Workspace می توانند افراد دیگری را به عنوان عضو اضافه کرده و سطح دسترسی خود را تعیین کنند.
برای لیست کاملی از آنچه هر سطح دسترسی اجازه می دهد ، جدول زیر را مرور کنید:
| سطح دسترسی | |||||
| اجازه | مدیر | مدیریت محتوا | همکار | اظهار نظر | بیننده |
|---|---|---|---|---|---|
| می تواند پرونده ها و پوشه ها را مشاهده کند | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ |
| می تواند در مورد پرونده ها نظر دهد | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ | |
| می تواند پرونده ها را ویرایش کند | ✔ | ✔ | ✔ | ||
| می تواند پرونده ها را ایجاد و اضافه کند ، می تواند پوشه ایجاد کند | ✔ | ✔ | ✔* | ||
| می تواند افراد و گروه ها را در پرونده های خاص اضافه و حذف کند | ✔ | ✔ | ✔ | ||
| می تواند پرونده ها را از سطل زباله بازیابی کند (تا 30 روز) | ✔ | ✔ | ✔ | ||
| می تواند پرونده ها را از درایو من به یک درایو مشترک منتقل کند | ✔ | ✔ | ✔ | ||
| می تواند پرونده ها و پوشه ها را به سطل زباله منتقل کند | ✔ | ✔ | |||
| می تواند پرونده ها و پوشه ها را در یک درایو مشترک جابجا کند | ✔ | ✔ | |||
| می تواند افراد و گروه ها را در پوشه های خاص در یک درایو مشترک اضافه یا حذف کند | ✔ | ||||
| می تواند پرونده ها را از یک درایو مشترک به درایو مشترک دیگر منتقل کند | ✔ | ||||
| می تواند اعضای یک درایو مشترک را اضافه یا حذف کند | ✔ | ||||
| می تواند سطح دسترسی اعضا را تغییر دهد | ✔ | ||||
| می تواند به طور دائم پرونده ها را در سطل زباله حذف کند | ✔ | ||||
| می تواند نام یا تغییر موضوع را تغییر دهد | ✔ | ||||
| می تواند درایو مشترک را حذف کند | ✔ | ||||
توجه: در Google Drive برای دسک تاپ یا پرونده ها در برنامه OS Files Chrome ، Accessor Access فقط دسترسی به پرونده ها را می دهد. برای اینکه کاربران بتوانند پرونده ها را در یک درایو مشترک در Google Drive برای دسک تاپ و سیستم عامل Chrome ایجاد ، بارگذاری و ویرایش کنند ، به مدیر محتوای کاربر یا مدیر دسترسی پیدا کنید.
کنترل دسترسی به درایوهای مشترک
اعضای دارای Access Access و Google Workspace Admins می توانند دسترسی به موارد را در یک درایو مشترک کنترل کنند. علاوه بر تنظیم اعضا ، آنها می توانند محدودیت هایی را برای اشتراک گذاری به شرح زیر تعیین کنند:
- از به اشتراک گذاری پرونده ها با افراد خارج از سازمان خود جلوگیری کنید
- از به اشتراک گذاری پرونده ها با افراد غیر عضو جلوگیری کنید
- از بارگیری ، کپی کردن یا چاپ پرونده ها ، اعضای خود را با مفسران یا بیننده دسترسی دارید
این محدودیت ها به اشتراک گذاری پرونده و پوشه (که در بخش بعدی شرح داده شده است) غلبه می کند. اگر یک مدیر درایو مشترک تنظیمات محدودیت یک درایو مشترک را تغییر دهد ، دسترسی به امتیازات برای پرونده های موجود در درایو مشترک به روز می شود.
به عنوان مثال ، اگر یک پرونده در یک درایو مشترک با یک شخص خارجی به اشتراک گذاشته شود و سپس تنظیمات درایو مشترک برای جلوگیری از به اشتراک گذاری با افراد خارج از سازمان شما به روز شود ، آن کاربر خارجی دیگر نمی تواند به پرونده دسترسی پیدا کند. با این حال ، مجوز آنها در پرونده در جای خود باقی می ماند. اگر تنظیمات تغییر یافته باشد تا مجدداً به اشتراک گذاری با کاربران خارجی اجازه دهد ، هر کاربران خارجی که این پرونده قبلاً با دسترسی به آن به اشتراک گذاشته شده بود.
پرونده ها و پوشه ها را با افراد غیر عضو به اشتراک بگذارید
مگر اینکه توسط تنظیمات اشتراک گذاری برای درایوهای مشترک (که در بخش قبلی شرح داده شده است) ممنوع باشد ، اعضای دارای مدیر ، مدیر محتوا یا امتیازات مشارکت کننده می توانند پرونده ها را با افراد و گروه ها به اشتراک بگذارند ، همانند سایر پرونده های موجود در درایو من.
فقط مدیران می توانند پوشه ها را با افراد و گروه ها به اشتراک بگذارند.
هنگامی که شخصی درخواست دسترسی به یک پرونده در یک درایو مشترک را می دهد ، اگر خالق دسترسی به پرونده را ویرایش کند ، حتی اگر خالق فایل عضو درایو مشترک نباشد ، درخواست به سازنده پرونده می رود. اگر سازنده پرونده دیگر مجوزهای ویرایش را نداشته باشد ، این درخواست به اعضای درایو مشترک با امتیازات مدیر می رود.
درخواست های دسترسی به پوشه ها در درایوهای مشترک به مدیران درایو مشترک مربوطه ارسال می شود.
چگونه به اشتراک گذاری یک پوشه در یک درایو مشترک کار می کند
اگر مدیر دسترسی به یک درایو مشترک دارید ، می توانید یک پوشه خاص را با افراد و گروه های دیگر به اشتراک بگذارید. به اشتراک گذاشتن پوشه ها به جای کل درایو مشترک می تواند وقتی همه نیاز به دسترسی به مشاهده داشته باشند ، معقول باشد ، اما فقط افراد خاصی به ویرایش دسترسی نیاز دارند. مثلا:
- برای یک بخش بازاریابی ، می توانید یک درایو مشترک را توسط همه کارمندان داخلی در دسترس قرار دهید ، با یک پوشه خاص برای مواد تبلیغاتی که با یک آژانس خارجی نیز به اشتراک گذاشته شده است.
- برای یک درایو مشترک که برای آماده سازی برای یک رویداد خاص استفاده می شود ، می توانید به همه اعضا دسترسی به همه پرونده ها را ارائه دهید ، در حالی که دسترسی به ویرایش به اسناد مربوط به بخشی از این رویداد را در اختیار شما قرار می دهد.
شما نمی توانید دسترسی به پوشه ها را محدودتر از خود درایو مشترک کنید. به عنوان مثال ، یک عضو با دسترسی به مفسران نمی تواند فقط بیننده دسترسی به یک پوشه در آن درایو مشترک داشته باشد. اگر دسترسی به یک پرونده یا پوشه محدودتر شود ، دسترسی به درایو مشترک نیز به همان درجه محدود می شود.
هنگامی که یک پوشه را در یک درایو مشترک با شخصی به اشتراک می گذارید ، آنها یک اعلان دریافت می کنند و می توانند پوشه موجود در بخش مشترک با ME را در Google Drive پیدا کنند. آنها می توانند با استفاده از میانبرها ، پوشه های مشترک را در درایو من سازماندهی کنند.
در Google Drive برای دسکتاپ، درایوهای مشترک و پوشه‌هایی که مستقیماً با شما به اشتراک گذاشته شده‌اند به‌طور خودکار ظاهر نمی‌شوند مگر اینکه دسترسی مدیر داشته باشید. اگر دسترسی مدیر ندارید، میانبرهایی در My Drive خود برای پوشه‌های مشترک یا درایوهای مشترک ایجاد کنید. به این ترتیب می توانید به راحتی در Drive برای دسکتاپ به آنها دسترسی داشته باشید.
نحوه کار اشتراک لینک در درایو مشترک
مگر اینکه توسط تنظیمات اشتراک‌گذاری درایوهای مشترک ممنوع شده باشد، می‌توانید فایل‌ها و پوشه‌ها را با پیوند به‌جای مستقیم با کاربران و گروه‌ها به اشتراک بگذارید. با این حال، اشتراک‌گذاری پیوند نمی‌تواند برای فایل‌ها و پوشه‌های موجود در پوشه‌ای که قبلاً با یک پیوند به اشتراک گذاشته شده است، محدودتر باشد. اگر پوشه ای را در درایو مشترک با گزینه Anyone in this group with this link can view به اشتراک بگذارید، نمی توانید هیچ فایل یا پوشه ای را در داخل با گزینه Anyone with the link به اشتراک بگذارید. برای رفع این محدودیت، راه حل های زیر را امتحان کنید:
- ابتدا مورد را با گزینه Anyone with the link به اشتراک بگذارید، سپس پوشه والد را با گزینه Anyone in this group with this link can view به اشتراک بگذارید.
- از سرپرست خود بخواهید از Drive API برای اشتراک‌گذاری پوشه فرزند بعد از والدین استفاده کند.
فایل ها یا پوشه ها را به درایو مشترک منتقل کنید
وقتی یک فایل یا پوشه به درایو مشترک منتقل می‌شود، مجوزهای اشتراک‌گذاری خود را حفظ می‌کند، اما اگر تنظیمات اشتراک‌گذاری برای درایو مشترک محدودتر باشد، ممکن است امتیازات دسترسی تغییر کند. اگر امتیازات دسترسی در فایل محدودتر از درایو مشترک باشد، راحت نیستند. به عنوان مثال، اگر مالک فایل فایل خود را طوری تنظیم کند که از دانلود، کپی و چاپ جلوگیری کند، پس از انتقال به درایو مشترک به همین شکل باقی می ماند، حتی اگر این اقدامات توسط درایو مشترک مجاز باشد.
انتقال فایل‌ها به درایو مشترک بر مجوزهای اشتراک‌گذاری یا نقش‌های کاربر، مانند ویرایشگر یا نمایشگر که مستقیماً روی فایل تنظیم شده‌اند، تأثیر نمی‌گذارد. با این حال، مجوزهای فایل به ارث رسیده از پوشه ای که فایل در آن بود، کپی نمی شود. برای مثال، اگر شخصی در My Drive پوشه‌ای را با او به اشتراک گذاشته باشد، اما فایلی نداشته باشد، اگر فایل‌های آن پوشه به درایو مشترک منتقل شوند، آن شخص می‌تواند دسترسی خود را از دست بدهد، مگر اینکه عضوی از درایو مشترک باشد.
وقتی فایلی را که ایجاد کرده‌اید به درایو مشترک منتقل می‌کنید، همچنان سازنده هستید اما دیگر مالک نیستید. اگر مجوزهای دسترسی درایو مشترک تغییر کند، ممکن است دسترسی به فایلی که ایجاد کرده‌اید را از دست بدهید.
انتقال پوشه ها به درایو مشترک می تواند تغییرات گسترده ای در دسترسی به محتوا ایجاد کند. بنابراین، تنها کاربرانی که دسترسی مدیر به مکان‌های اصلی و هدف دارند، می‌توانند پوشه‌ها را به داخل یا بین درایوهای مشترک منتقل کنند. اگر پوشه‌ای را به درایو مشترک منتقل کنید، همه فایل‌های آن برای همه اعضای درایو مشترک، از جمله فایل‌های مخفی قبلی، قابل مشاهده است. هنگامی که شما یک پوشه را با شخصی به اشتراک می گذارید اما دسترسی به فایل خاصی را در آن پوشه حذف می کنید، فایل های پنهان در My Drive رخ می دهند.
فایل‌های Google Sites را به درایوهای مشترک منتقل کنید
انتقال سایت‌ها به یک درایو مشترک، دید یک سایت منتشر شده را تغییر نمی‌دهد، اما می‌تواند افرادی را که به فایل سایت دسترسی دارند، تغییر دهد:
- اگر مالک اصلی سایت در همان سازمان درایو مشترک باشد، فایل Sites مرتبط با سایت همچنان در دسترس کاربرانی است که قبلاً با آنها به اشتراک گذاشته شده است.
- اگر مالک اصلی سایت در سازمانی متفاوت از درایو مشترک باشد، فایل سایت برای افرادی که عضو درایو مشترک نیستند قابل دسترسی نیست، حتی اگر قبلاً با آنها به اشتراک گذاشته شده باشد.
انتقال فایل ها به خارج از درایوهای مشترک
اگر دسترسی مدیر به درایو مشترک دارید، می‌توانید فایل‌ها و پوشه‌ها را از درایو مشترک به My Drive یا درایو مشترک دیگری منتقل کنید. برای انتقال فایل‌ها از درایو مشترک به دیگری، به Contributor، Content Manager یا Manager در درایو مشترک مقصد نیاز دارید. برای انتقال پوشه ها از یک درایو مشترک به دیگری، به دسترسی مدیر در درایو مشترک مقصد نیاز دارید.
درست مانند انتقال فایل‌ها به درایوهای مشترک، امتیازات دسترسی روی فایل‌ها و پوشه‌ها زمانی که از درایو مشترک خارج می‌شوند، دوباره ارزیابی می‌شوند. اگر فایل یا پوشه ای از یک درایو مشترک به My Drive در همان سازمان منتقل شود:
- تنظیمات اشتراک‌گذاری درایو مشترک دیگر اعمال نمی‌شود و تنظیمات اشتراک‌گذاری اصلی فایل اعمال می‌شود. برخی از کاربران ممکن است دسترسی داشته باشند یا از دست بدهند. به عنوان مثال، شما یک فایل در درایو مشترک تیم فروش دارید و همه اعضای تیم فروش به درایو مشترک و فایل دسترسی Viewer دارند. این سند همچنین مستقیماً با پنج عضو تیم فروش به اشتراک گذاشته شد تا به آنها دسترسی ویرایشگر داده شود. اگر فایل از درایو مشترک تیم فروش خارج شود، اکثر اعضای تیم فروش دسترسی خود را از دست می‌دهند، اما پنج نفری که مستقیماً با آنها به اشتراک گذاشته شده است، همچنان به ویرایشگر دسترسی دارند.
- محدودیت‌های سطح فایل به قوت خود باقی می‌مانند مگر اینکه به‌طور خاص تغییر یا حذف شوند. به عنوان مثال، اگر یک مالک فایل فایل خود را طوری تنظیم کند که از دانلود، کپی و چاپ جلوگیری کند، پس از اینکه از یک درایو مشترک خارج شد، به همین شکل باقی می ماند، حتی اگر این اقدامات توسط مکان جدید مجاز باشد.
دسترسی به فایل‌ها و پوشه‌ها را در درایوهای مشترک حذف کنید
درست مانند My Drive، می‌توانید دسترسی افراد به فایل یا پوشه‌ای در درایو مشترکی که مستقیماً با آنها به اشتراک گذاشته شده است را حذف کنید.(برای جزئیات، به Unshare فایل ها یا پوشه ها بروید.) با این حال، همه اعضای درایو مشترک همچنان حداقل می توانند فایل یا پوشه را مشاهده کنند. برای حذف دسترسی اعضای درایو مشترک، باید فایل یا پوشه را به خارج از درایو مشترک منتقل کنید، که به دسترسی مدیر نیاز دارد.
